Egy induló webshopnál még belefér, hogy minden rendelés után kézzel kiállítod a számlát. Napi tíz-húsz rendelésnél viszont ez már órákat visz el, és egyetlen elgépelt adószám is kellemetlen helyesbítéshez vezet. Az automatikus számlázás ezt a teljes folyamatot leveszi a válladról.
Hogyan működik az integráció?
A webshop és a számlázó rendszer API-n keresztül kommunikál egymással. Egy rendelés adott állapotánál (például sikeres fizetéskor vagy teljesítéskor) a webshop elküldi a számlázónak a vevő és a tételek adatait, a számlázó kiállítja a számlát, a vevő pedig e-mailben automatikusan megkapja.
- A számla megjelenik a vevő fiókjában és a rendelés adatai között.
- Díjbekérő is küldhető átutalásos fizetés esetén.
- Visszáru esetén sztornó vagy helyesbítő számla készíthető.
Billingo vagy Számlázz.hu?
Mindkettő megbízható, NAV-kompatibilis online számlázó, és mindkettőhöz létezik WooCommerce-összekötés. A választás inkább működési kérdés:
- Melyiket használja a könyvelőd? Ha ő már az egyikkel dolgozik, érdemes ahhoz igazodni.
- Milyen egyéb funkciók kellenek? Például készletkezelés, bejövő számlák kezelése, banki összekötés.
- Díjcsomagok: érdemes a havi számlaszám alapján összevetni a csomagokat.
Mire figyelj a beállításnál?
A leggyakoribb hiba a rossz ÁFA-beállítás. Mielőtt élesíted az automatikus számlázást, néhány tesztrendelésen nézd át a könyvelőddel a kiállított számlákat.
- Mikor készüljön a számla: fizetéskor vagy teljesítéskor?
- Céges vásárlóknál kötelező-e az adószám megadása?
- Hogyan kezeled a szállítási díjat és a kedvezményeket a számlán?
- Mi történik a lemondott és visszaküldött rendelésekkel?
Kész bővítmény vagy egyedi integráció?
A legtöbb webshopnak elég egy jól beállított kész bővítmény. Egyedi integrációra akkor van szükség, ha különleges a folyamat: több raktár, B2B árazás, előfizetéses termékek, vagy ha a számlázót más rendszerekkel (ERP, CRM) is össze kell kötni.
Ha a webshopod számlázása még kézi, vagy a jelenlegi megoldás akadozik, nézd meg API-integrációs szolgáltatásunkat – egy jól beállított automatizmus az első hónapban visszahozza az árát.
